Nesta quinta-feira (23), o Google, em parceria com o grupo Ser Educacional, realizou um workshop para incentivar e ampliar o uso de ferramentas para o ambiente de trabalho, como o Hangouts e documentos compartilhados. Mais de 20 pessoas participaram da atividade, na qual uma equipe da gigante de tecnologia auxiliava os participantes na implementação de ideias que usam a plataforma Google for Work, com o objetivo de facilitar o dia a dia de empresas.
A plataforma se trata de uma série de ferramentas do Google. "Além do e-mail, calendário e gestão de contatos, que é o que maioria das pessoas conhecem, o Google for Work tem documentos compartilhados, apresentações, planilhas, desenhos, sites, chat e vídeo-conferências, o Google Hangout, no qual é possível juntar 15 pessoas numa conversa e compartilhar minha tela," explica Mauro Rezende, diretor de operações para América Latina do Google.
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"O Grupo SER Educacional é um cliente de Google Apps há algum tempo, e o trabalho que fazemos com estes clientes é voltar para eles, entender como eles tem usado o Google Apps, e auxiliá-los como usar mais a plataforma no seu cotidiano, principalmente com foco em colaboração," afirmou Mauro . "Ou seja, como as pessoas dentro de suas áreas, ou entre áreas, trocam informações, e trabalham juntos para conseguir um resultado, seja ele um trabalho, uma apresentação ou até uma decisão de negócios."
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O foco da iniciativa é olhar para como as ferramentas do Google for Work ajudam na colaboração, e a empresa quer servir como guia para os clientes. "Muitas vezes as pessoas, sozinhas, não conseguem identificar algumas ferramentas da plataforma, então nós vamos nas empresas, fazemos estes workshops, pra mostrar pra elas o que é possível, e guiamos um trabalho de brainstorm para que elas mesmo identifiquem no seu dia a dia coisas que podem ser resolvidas com tecnologia. Por exemplo um documento compartilhado, que antes tinha que ser enviado por e-mail pra lá e pra cá, e agora pode ser acessado pela nuvem", conta Mauro. "Como é o caso aqui do SER, como um grupo educacional, tem coisas que são muito específicas deles, então eles mesmos vão identificar os problemas e eles mesmos vão implementar as soluções. Inclusive, no começo da apresentação nós falamos 'o trabalho é de vocês', nós só fazemos guiar."
A atividade é dividida em quatro partes. A primeira, chamada de "Inspiração", apresenta o objetivo do workshop, e, segundo Mauro, procura dar uma relaxada nas pessoas. Em seguida vem a "Brainstorm", onde as ferramentas são apresentadas e as ideias para implementação são anotadas. "Daqui saem alguns protótipos prontos. A experiência que a gente tem é que de um grupo como este, em torno de 25 pessoas, saem em torno de 100, 150 ideias anotadas", afirma o diretor. As ideias são colocadas em cartões post-it, e então classificadas de acordo com seu impacto e facilidade, com base nisso "Priorização", onde acontece uma análise das ideias. "Não é possível implementar todas, até por questões de tempo, então priorizamos e escolhemos quatro ou cinco, e elas são feitas aqui na própria sala. O resto eles levam como ‘dever de casa'". Esta última parte, quando a implementação é feita, se chama "Prototipar".
Entretanto, as ideias que não são implementadas na hora continuam vivas, e há um acompanhamento feito para elas. "No workshop nos coletamos ideias e implementamos algumas, mas a lista toda é registrada. Parte destas ideias os usuários podem implementar sozinhos, e a gente estimula eles," diz Mauro. "Inclusive, um dos trabalhos que fazemos no workshop é dizer o que é difícil e o que não é, para que eles não se enfiem na implementação de uma coisa que vai ser difícil. O nosso representante local, no caso a Safetec aqui em Recife, tem um contrato de atendimento com as pessoas, e elas voltam e recebem um acompanhamento baseado nestas ideias."
O objetivo do workshop é que as pessoas encontrem os problemas específicos para o trabalho na sua área, e elas mesmas consigam achar soluções através do Google for Work. "Com essas ideias nós temos um direcionamento muito focado, porque foram estas pessoas que as levantaram, sejam de recursos humanos, marketing, área pedagógica", afirma Mauro. "Elas falam ‘se isso fosse implementado, minha vida seria mais fácil, o trabalho pra empresa ia ser melhor’, e é com base nisso que o acompanhamento é feito. E o resultado não é substituir um sistema de RP ou de gestão, é trabalhar em como as pessoas colaboram, e o que vemos é que esta facilidade, como agregado, melhora a vida de fulano, sicrano, e pra empresa tem muito valor, porque ela trabalha de maneira mais ágil e rápida."
O Grupo Ser já usava o Google for Business há dois ou três anos, mas encontrou mais possibilidades de uso ao experimentar com as ferramentas para trabalho. "Inicialmente, usamos as ferramentas do Google para substituir a de e-mail que usávamos, só que verificamos que existiam muito mais recursos. Hoje utilizamos uma série de outras ferramentas que auxiliam na colaboração e organização entre as áreas, como por exemplo o Google Hangout, as planilhas, documentos compartilhados", conta José Alberto, gerente de TI do Grupo SER Educacional.
Uma das formas pela qual o Ser usou o Google for Work foi na criação de um hotsite para facilitar o compartilhamento de arquivos. O Google Drive é implementado dentro do site, e uma vez que o arquivo compartilhado seja alterado, ele também muda no link.
